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Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 12. März 2026

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie tapwrk personenbezogene Daten erhebt, verwendet und schützt, wenn du unsere Produkte, Dienstleistungen und Websites (zusammen der Dienst) nutzt.

Durch die Nutzung des Dienstes stimmst du den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Verarbeitungen zu.

1. Wer wir sind

tapwrk ist eine Plattform zur Erfassung von Anwesenheit und Schichten am Arbeitsplatz. Mitarbeitende können sich per NFC oder QR ein‑ und auschecken, während Manager in Echtzeit Einblick in Anwesenheit und Arbeitszeit erhalten.

2. Welche Daten wir erheben

Je nachdem, wie du tapwrk nutzt, können wir folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten:

  • Konto‑ und Kontaktdaten – Name, geschäftliche E‑Mail‑Adresse, Rolle, Firmenname, Teamgröße und ähnliche Informationen, die du bei der Demo‑Anfrage, beim Start einer Testphase oder bei der Kontaktaufnahme mit uns angibst.
  • Anwesenheitsdaten – Ein‑ und Auscheck‑Ereignisse (Datum, Uhrzeit, Standort oder Geräte‑ID), Informationen zu Dienstplänen, zugewiesene Standorte und Teams.
  • Nutzungsdaten – technische Informationen wie IP‑Adresse, Browser‑Typ, Gerätetyp, Betriebssystem, Sprache und besuchte Seiten, erfasst über übliche Web‑Logs und Analysetools.
  • Support‑Informationen – Inhalte von Nachrichten, die du uns sendest, Feedback und Informationen, die du unserem Support‑Team zur Verfügung stellst.

Wir erfassen und speichern keine biometrischen Daten (Fingerabdruck, Face ID usw.). Wenn solche Methoden auf einem Gerät verwendet werden, findet die Verifizierung ausschließlich auf dem Gerät der Mitarbeitenden statt und die biometrischen Daten verlassen es niemals.

3. Wie wir die Daten verwenden

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

  • Bereitstellung und Betrieb des Dienstes – Erstellung und Verwaltung von Konten, Registrierung von Ein‑ und Auschecken, Anzeige von Anwesenheits‑Dashboards, Erstellung von Berichten und Dienstplänen.
  • Verbesserung und Absicherung des Dienstes – Überwachung der Leistung, Verhinderung von Missbrauch, Führen von Sicherheits‑Logs, Entwicklung neuer Funktionen und Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit.
  • Kommunikation mit dir – Beantwortung von Anfragen, Versand von Onboarding‑Informationen, produktbezogenen Updates, die für deine Nutzung des Dienstes relevant sind, sowie administrativen Mitteilungen.
  • Einhaltung gesetzlicher Pflichten – z. B. Aufbewahrung bestimmter Aufzeichnungen für Buchhaltungs‑, Steuer‑ oder arbeitsrechtliche Zwecke, soweit sie in unserer Beziehung zu deiner Organisation erforderlich sind.

Als Rechtsgrundlagen dienen uns die Vertragserfüllung, unser berechtigtes Interesse am Betrieb und an der Verbesserung des Dienstes sowie – wo erforderlich – deine Einwilligung (z. B. für bestimmte Marketing‑Kommunikation oder optionale Cookies).

4. Aufbewahrungsdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die oben beschriebenen Zwecke notwendig ist:

  • Anwesenheits‑ und Schichtdaten werden für den mit der Kundenorganisation vereinbarten Zeitraum oder für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt.
  • Konto‑ und Kontaktdaten speichern wir, solange deine Organisation tapwrk nutzt und für einen angemessenen Zeitraum danach zu Dokumentationszwecken und zur Klärung möglicher Streitfälle.
  • Log‑ und Analysedaten werden in der Regel für einen kürzeren technischen Zeitraum aufbewahrt, der uns die Analyse von Performance‑ und Sicherheitstrends ermöglicht.

Wenn Daten nicht mehr benötigt werden, löschen wir sie oder anonymisieren sie unwiderruflich.

5. Weitergabe von Daten

Wir können personenbezogene Daten an folgende Kategorien von Empfängern weitergeben:

  • Dienstleister, die uns beim Hosten, Betreiben und Unterstützen von tapwrk helfen (z. B. Cloud‑Hosting‑Anbieter, E‑Mail‑Dienste, Analysetools). Diese verarbeiten Daten nur gemäß unseren Weisungen und auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen.
  • Kundenorganisationen (Arbeitgeber) – Anwesenheitsdaten und dazugehörige Informationen sind im Admin‑Panel der Organisation sichtbar, die dich eingeladen hat, tapwrk zu nutzen.
  • Behörden und Dritte, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, wenn ein Gericht dies anordnet oder um unsere gesetzlichen Rechte, unsere Nutzer oder die Öffentlichkeit zu schützen.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten.

6. Internationale Datenübermittlungen

Wir können Daten in der Europäischen Union und in anderen Ländern speichern und verarbeiten. Wenn wir personenbezogene Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR übertragen, wenden wir geeignete Schutzmaßnahmen an, etwa Standardvertragsklauseln oder gleichwertige Mechanismen, um ein angemessenes Datenschutzniveau sicherzustellen.

7. Deine Rechte

Nach den geltenden Datenschutzgesetzen (z. B. DSGVO) kannst du unter anderem folgende Rechte haben:

  • Recht auf Auskunft über deine personenbezogenen Daten;
  • Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten;
  • Recht auf Löschung deiner Daten, soweit dies rechtlich zulässig ist;
  • Recht, bestimmten Verarbeitungen zu widersprechen oder ihre Einschränkung zu verlangen;
  • Recht auf Datenübertragbarkeit;
  • Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen, wenn die Verarbeitung auf Einwilligung beruht.

Um diese Rechte auszuüben, kontaktiere uns bitte über die Angaben im Abschnitt Kontakt unten. Wir können dich um zusätzliche Informationen bitten, um deine Identität zu bestätigen.

8. Cookies und ähnliche Technologien

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien, um:

  • dich angemeldet zu halten und grundlegende Funktionen bereitzustellen;
  • deine Sprach‑ und Anzeigeeinstellungen zu speichern;
  • zu analysieren, wie die Website genutzt wird, damit wir sie verbessern können;
  • die Wirksamkeit unserer Marketing‑Kampagnen zu messen.

Wo gesetzlich erforderlich, holen wir deine Einwilligung ein, bevor wir nicht zwingend erforderliche Cookies setzen. Du kannst die Einstellungen deines Browsers anpassen, um Cookies zu blockieren oder zu löschen, was jedoch die Funktionsweise des Dienstes beeinträchtigen kann.

9. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten zu schützen, darunter Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, Zugriffskontrollen, Protokollierung und regelmäßige Backups. Kein System kann absolut sicher sein, aber wir arbeiten kontinuierlich daran, Risiken zu minimieren und auf Sicherheitsvorfälle schnell zu reagieren.

10. Verantwortlicher

Für die meisten in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Verarbeitungen ist tapwrk Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgesetze. Im Zusammenhang mit der Anwesenheitserfassung für einen Arbeitgeber handeln wir in der Regel als Auftragsverarbeiter im Auftrag der Kundenorganisation, die dafür verantwortlich bleibt, eine geeignete Rechtsgrundlage gegenüber ihren Mitarbeitenden sicherzustellen.

11. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Die jeweils aktuelle Version ist jederzeit auf dieser Seite verfügbar und enthält das Datum der letzten Aktualisierung. Wesentliche Änderungen können wir über den Dienst oder per E‑Mail mitteilen.

12. Kontakt

Wenn du Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Verarbeitung personenbezogener Daten hast, kontaktiere uns bitte unter:

legal@tapwrk.com